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“我们一建立新办事处,我就知道我们需要特使。这项服务帮助我们在成长的同时扩大业务规模,同时保持同样温暖和欢迎的氛围。”

“我们一建立新办事处,我就知道我们需要特使。这项服务帮助我们在成长的同时扩大业务规模,同时保持同样温暖和欢迎的氛围。”

弗朗西斯·阿基诺

弗朗西斯·阿基诺
Headspace的工作经验经理
Headspace的工作经验经理
在Headspace使用特使的照片 在Headspace使用特使的照片

位置

加利福尼亚州圣莫尼卡

游客

700 +

行业

技术

最喜欢的功能

保密协议、通知

最喜欢的集成

松弛

实现前台启蒙与使者

挑战

  • 人气的增长意味着客流量的增加
  • 有太多的文书工作要处理
  • 确保品牌在客人体验中得到体现

结果

  • 扩大登记流程,以容纳更多游客
  • 通过数字登录和nda减少文书工作
  • 多种游客类型可以让他们展示文化

实现前台启蒙与使者

Headspace是一款让冥想更容易上手的应用,它鼓励全天专注。冥想是一种精神练习,研究表明它可以提高记忆力和注意力,同时减少压力、焦虑和抑郁——Headspace的目标是让冥想成为每个人的常规习惯。他们在190个国家的下载量达2000万次,所以他们的任务越来越有吸引力,Headspace团队也逐渐成长起来。

弗朗西斯·阿基诺,工作经验经理,被请来帮助扩大到一个更大的圣塔莫尼卡办公室。在他们2万平方英尺的新办公室里,不可能每次有访客来访就大喊大叫。“Headspace最初是一家没有很多访客的小公司,”弗朗西斯说。“随着我们越来越受欢迎,我们的客流量也增加了,我们需要一种扩大规模的方法。特使意味着减少我们前台协调员的文书工作,让我们保持一种温暖和欢迎的感觉。”


平衡文化与保密

Headspace对他们的客人体验非常自豪。“我们的目标是在两分钟内照顾好每一位游客,”弗朗西斯说。Envoy公司的访客管理系统有助于简化流程松弛,电子邮件和短信通知主机让他们知道有访客来了。

Headspace还对保密性以及如何与公司文化相适应非常敏感。他解释道:“我们的法律团队以确保NDA的措辞非常便于对话和理解而感到非常自豪。”在过去,只有承包商和短期员工才被要求签署NDA,但随着访客的增加——就像许多开放式办公室一样,他们的想法都被写在公共白板上——headspace想要确保他们被覆盖。

特使的NDA的特性将签署nda纳入签到流程:每位访客签到后都会通过电子邮件发送表格,所有nda都可以通过Envoy轻松访问。“这比把一堆保密协议放在前台,并试图跟踪所有的实体副本要好,”弗朗西斯说。

他补充说,有多重的能力游客类型这是Headspace平衡文化和保密的另一种方式。该功能允许访问者根据他们访问的原因签署不同的nda。“我们调整了我们的‘访问目的’类型,包括‘会面’、‘采访’和‘外出’——这是非常适合我们的。”

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促进内部项目的成功

Headspace还为其内部自行车借用项目量身定制了Envoy。“我们附近没有太多的午餐地点,所以我们创建了一个自行车借用项目,让员工可以四处走动。但是,人们在租自行车之前需要签署一份弃权书。”

特使的NDA的特性是完全可定制的,这意味着您也可以插入其他法律文档。当一名员工想要骑自行车时,他们会在Envoy网站的“访问目的”列表中选择“借自行车”,然后这个特定的豁免条款就会弹出,让他们签上电子签名。弗朗西斯说,这个系统很容易使用,越来越多的人利用自行车。“在Envoy的仪表板上跟踪表单很容易,而且它是完全数字化的,所以你不需要手动输入信息或扫描并上传表单。”

最后,弗朗西斯表示,Headspace对Envoy非常满意。“Envoy不仅是使我们的前台更时尚和高科技的简单方法,也是我们在成长过程中扩大业务规模的实际方法。”

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挑战

  • 人气的增长意味着客流量的增加
  • 有太多的文书工作要处理
  • 确保品牌在客人体验中得到体现

结果

  • 扩大登记流程,以容纳更多游客
  • 通过数字登录和nda减少文书工作
  • 多种游客类型可以让他们展示文化
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