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经验

改善会议室体验的4种方法

仅在美国,每天就有2500万场会议!以下是改善会议室会议体验的四种方法。

Lori Maupas
通过Lori Maupas

会议对于工作场所的有效合作至关重要——会议确实存在两千五百万每天都在美国发生。根据一项贝恩公司的研究在美国,企业将大约15%的时间花在会议上。对于高层管理,这个数字可能高达50%。

它是有意义的。在当今快节奏的工作场所,人们需要经常聚在一起,进行富有成效的讨论,以帮助了解并加快决策。

不幸的是,花在会议上的大部分时间都被浪费了,高管们认为超过67%的会议是失败的。会议室设备和软件的技术问题会造成延迟,使讨论偏离轨道,从而影响生产力。重复预订的会议室、空间不足、视频会议设备不达标、网络连接不完善,这些都是令人心烦的,并对会议室体验产生巨大影响。更糟糕的是,它的成本很高。美国劳动局报告说,由于会议环境结构不佳,每年损失370亿美元。

好消息是,有很多方法可以提高会议的效率,而工作场所的科技是一个巨大的因素。正确的工作场所技术可以帮助消除召开会议的挑战,使会议更有效率、更具协作性和生产力。这里有四种改善会议室体验的好方法,并克服预订和使用会议室时遇到的一些最棘手的挑战。

1.简化会议室调度系统

OWL实验室报告说27%的时间在美国,开会的主要挑战是寻找和预订会议室。三分之一的企业仍然依靠接待员为他们预订会议。

健壮和简单易用的会议室调度软件帮助简化预订会议空间的流程,节省寻找可用房间的时间,减少重复预订和其他安排错误。如果会议时间、地点或议程有任何变化,这样的系统可以更新与会者,帮助消除混乱,让人们按照计划工作,以便他们能最好地工作,在最小的干扰下继续一天的工作。

2.使用更好的工作技术使视频会议更容易

今天,78%的受访者一项2019年视频会议的影响调查称,他们依靠视频进行团队会议和站立式活动,将视频添加到会议中可提高高达50%的生产率。

视频会议可以立即将人们面对面地联系起来,无论他们在哪里。这减少了昂贵的出差,使工作方式更加灵活,并促进了队友之间的友情。

但视频会议的有效性取决于为其提供动力的设备。寻找易于安装、设置和使用的工作场所技术解决方案,尤其是在ITbeplay体育手机登录人员有限的情况下。使用集成软件和会议设备使每个人都很容易坚持最佳实践,节省时间和挫折。此外,确保每个会议室都设置了视频会议,这样员工在预订会议室时就有更多的选择。

3.促进更加协作的工作场所体验

如今的职场是以协作和人际关系为基础的。确保你的会议室是现场和非现场的与会者可以在没有干扰的情况下一起工作的地方。

先进的会议室技术可以改善所有人的工作体验,尤其是那些不在现场的人。例如,强大的视频会议软件和设备,以及可靠的网络连接,帮助远程与会者感觉他们就在现场,即使他们远在地球的另一端。对于现场与会者,确保你选择的房间有足够舒适的座位,并考虑在里面放上饮料和零食,特别是对于超过60分钟的会议。

最后,确保你的会议室有良好的照明和温度控制,以及可以使用记号笔和白板擦。

4.培训员工在会议室的最佳做法和礼仪

糟糕的职场礼仪会让会议脱轨。例如,准时开始和结束是对每个人日程安排的尊重,并确保有足够的时间来完成议程。而且,把办公室的门关着可以让你对那些办公桌离会议室很近的同事产生好感。确保员工了解公司有关预订和使用会议室的政策。这里还有另外六种方法保持适当的会议室礼仪,避免令人沮丧的会议中断。

创造更好的工作体验

记住,你的目标应该是创造一种会议室体验,使与同事的会议变得简单、高效和愉快——最好的支持一个交流想法和共同工作以实现共同目标的机会。拥有合适的软件和设备,传达清楚的期望,不仅会提高你每天开会的方式,还会提升你的职场体验。

电子书,未来的工作场所:人类的幸福和高科技空间,以了解更多。

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作者简介 Lori Maupas
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