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交付管理

提高收发室服务的11种方法

收发室是办公室中一颗被忽视的宝石,但它有很多改进的机会,使公司的每个人都受益。

每年的这个时候,我们都会忍不住想到所有的邮件。毕竟,要收的包裹和要寄的包裹比要多几乎任何其他时间。

问题是,这也是年底。这段时间也是工作繁忙的时候。你如何帮助你的员工(和你自己)?

收发室服务通常不是设施经理工作场所改善清单上的优先级。但是公司里的每个人都在使用,需要,并依赖于工作场所运营的这一方面,让我们面对它,它需要一点爱。

让我们来看看你可以做的11件事来改变你的工作场所收发室服务。

1.允许并鼓励员工把包裹送到工作地点。

在2019年,76%的美国消费者在网上购物这一数字预计还会上升。人们花了5173.6亿美元对于2018年的在线商家来说,这引出了一个问题:这些人是如何收到包裹的?

门廊快递往往会被退回,因为家里没人签收,而且每天都有数量惊人的包裹从门口被盗。这就是为什么购物者被吸引去购买在他们工作的时候送到.改善收发室服务的第一步是将工作投递从一种耗时的麻烦转变为一种受欢迎的员工福利。

2.收发室服务:试试智能储物柜

但是等一下,你会说。我们的邮件收发室已经够忙的了,甚至不用处理私人包裹!我们应该把这些盒子放在哪里,如果员工不马上拿起来会怎么样?

收发室可以向面临同样问题的公寓大楼学习。安装像智能储物柜这样的工作场所技术是节省空间和消除杂乱的好方法。智能储物柜有3天的取包裹时间和个人解锁密码,员工几乎没有时间,智能储物柜实际上是自动运行的。

3.把收发室变成员工福利

每当公司允许忙碌的员工在工作期间处理日常事务时,他们都会非常感激。公司为员工提供各种服务,从流感疫苗到干洗、洗车,再到免费或补贴午餐,那么为什么不提供收发室服务呢?如果你可以为你的员工节省一些时间和麻烦,并将现有的功能定位为员工的便利设施,这对每个人来说都是一个胜利。

4.自动化交付管理

邮件收发室软件将编目和分拣包裹、跟踪、通知和提醒员工送货等劳动密集型工作变成简单的任务。当包裹到达时,只需快速拍一张货运标签的照片,软件就会从那里获取信息。该系统会自动向每个员工发送一封电子邮件,让他们知道他们的包裹已经准备好了。然后,在您设置的时间限制之后,它会发送一个拾取提醒。系统跟踪每个盒子的生命周期,所以你总是知道它的确切位置——从收货到收货。

的另一个好处邮件收发室管理软件它可以在员工休假、休假或离开公司时提醒员工,这样包裹就可以被存储或重新发送。员工会为时间敏感或重要的包裹设置提醒,以确保等待的人可以更快地拿到包裹。当它被取走时,软件会记录取走的细节,以提高安全性。

5.增加额外的收费收发室服务

你为员工提供的一站式服务越多,他们就会越喜欢。如果你用的是好的办公室的邮件管理系统,您的收发室员工将有更多的时间为员工提供额外的服务,如处理外发包裹。员工们看到了购买邮费、包装材料、盒子、胶带和气泡膜的真正价值,而无需跑到商店。另一个让员工生活更轻松的方法是提供收费的收发室服务,比如包裹准备。

6.鼓励环保运输和交付

网上购物的一个缺点是会产生大量的纸、塑料和硬纸板。2018年,亚马逊报道这种包装产生了1389万吨的二氧化碳排放,而这只是一家零售商。环境问题是许多员工非常关心的问题。

收发室是一个改变世界的机会。提供盒子的再利用和回收将有助于抵消你的碳足迹。让员工知道,从一个中心来源进行包裹递送和邮寄可以减少“最后一英里”的碳排放,因为许多包裹可以从一个地方处理。

7.给收发室来个大改造

收发室并不以其魅力而闻名。即使办公室拥有了软家具和活的植物等设计元素,收发室通常仍然是一个基本的操作。如果说有什么改善工作场所的唾手可得的果实,那就是它。

让它成为一个员工喜欢参观的热情和舒适的地方。精简的收发室家具,吸引人的功能性存储解决方案,提高效率的复杂的收发室管理软件,带有数字秤的自助服务桌子,使用回收箱和其他邮件必需品,以及以客户为导向的设beplay体育手机登录计。

https://vimeo.com/374435000

8.从收发室员工那里得到反馈

无论你如何研究改善邮件收发室服务的方法,你最好的顾问已经和你一起工作了。没有人比每天在那里工作的人更清楚什么能让收发室变得更好。因为一些世界顶级高管发端于公司的邮件收发室,毫无疑问,邮件收发室的员工是创新和灵感的绝佳来源。

9.对新兴技术持开放态度——即使它们现在看起来很奇怪

快速有效地将包裹送达员工手中,一直是收发室几代人以来一直试图解决的问题。在20世纪早期,公司依靠气动管高速搬运包裹和信件。因此,机械化运输的想法并不新鲜。所以,怎么样交付的机器人

可爱的车轮上的机器人是硅谷街道上司空见惯的景象。每个都有食物订单给饥饿的接受者,他们可以用一个独特的代码打开它们。同样的技术在办公室也很常见。与先进的收发室管理软件相结合,送货机器人可以安全地、几乎悄无声息地将包裹送到员工手中,而不会干扰其他收发室的操作。不要担心机器人会取代人类的工作——如果有了一个先进的、对员工友好的收发室,员工要做的事情就绰绰有余了。

10.有没有为一年中的大流量时段制定游戏计划

我们都知道它即将到来:寒假和随之而来的雪崩般的包裹。美国邮政总局估计他们已经送达了7.5亿包在2016年假期期间,这个数字只会增加。每年的这个时候,邮件收发室服务部门可能会措手不及。是时候抱成一团,制定计划了。

把员工拉在一起,提前冲到:

  • 确定任何问题或效率低下这可能会妨碍行动的及时和顺利进行
  • 决定你是否需要雇用季节性员工或调整工作时间表
  • 寻找方法最好把收发室整理好这样就不会放错地方
  • 创造足够的空间移动
  • 分拣和递送每天不止一次处理工作和个人包裹

11.培训员工如何正确打包,以减少损失的机会

“能力越大,责任越大。”虽然这句话并非起源于蜘蛛侠,但后来被称为“彼得·帕克原理”,因为它适用于无数种情况。公司邮件收发室就是其中之一。如果你打算鼓励员工在工作中处理个人包裹,如果这些包裹在你的照顾下丢失了,你也可能要承担责任。但这并不意味着你不应该这么做。负责教员工如何像专业人士一样包装。

很多时候,包裹被放错地方的原因是它一开始没有正确的标签或称重。损坏的原因通常是安全的盒子或容器保护不了里面的东西。beplay体育2为员工提供运输技能培训。它将达到双重目的,一方面帮助收发室更有效率,另一方面提供员工在其他地方不太可能学到的宝贵的生活技能。


收发室是办公室中一颗被忽视的宝石,但它有很多改进的机会,这将使公司的每个人都受益。工作场所的技术为创造更好的工作机会、促进商誉和提高员工满意度提供了新的选择。把你公司的邮票印在收发室的改造上!

想了解更多关于收发室管理软件如何帮助为员工创造更好的工作环境

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帕梅拉·罗森
作者简介 帕梅拉·罗森
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